Dataskyddspolicy – så här hanterar vi dina personuppgifter

Här informerar vi om hur vi samlar in och använder dina personuppgifter. IDEA Arbetsgivarservice AB och IDEA förbundet är gemensamt ansvarig för behandling av dina personuppgifter.

Ansvarig för datahanteringen är Monica Lenárd, förbundsdirektör IDEA.

Hantering av data i vårt medlemsregister Lime

Lime ligger på en egen server där användaren/administratören som använder den behöver ha en vpn-koppling för att kunna logga in och se informationen.

Kontaktperson

Varje medlemsorganisation måste ha en kontaktperson så att vi kan skicka information till medlemmen och fullgöra våra åtaganden enligt avtalet. I samband med ansökan om medlemskap anges kontaktpersonen. Vi registrerar följande uppgifter om kontaktpersonen: namn, telefonnummer, e-post, roll, vilka utskick personen tar emot.

Vi tar bort inaktuella kontaktpersoner så snart vi får veta att personen har slutat. Det ligger på medlemsorganisationen själv att se till att vi har rätt kontaktperson registrerad. Men märker vi att vår e-post inte går fram tar vi också ansvar för att hitta rätt kontaktperson.

Personer som har anmält sig till utskick

Personer som har anmält att de vill ha utskick från oss registreras i Lime med namn, e-post och vilket utskick de vill ha. Informationen finns kvar så länge personen vill ha information från oss. När personen hör av sig tar vi bort den direkt. Vi hanterar också löpande de studsar som kommer från våra utskick vilket gör att vi rensar bort personer som har slutat på organisationen.

Inloggning ideella.se

För att kunna logga in på medlemsdelen på ideella.se behöver personens e-postadress var registrerad i Lime. Vi registrerar namn och e-postadress. Har personen inte loggat in på ett år så rensar vi bort den adressen. Vi gör dessa rensningar minst en gång i kvartalet. Detta gäller även mellanlagringen som finns på webbservern som hanterar inloggningen.

Loggen i medlemsregistret

På varje organisations- och personkort finns det möjlighet att skriva in loggposter, kommentarer. I dessa loggar vi vilka typer av ärenden som vi hanterar, hur lång tid det tar och vem vi har pratat med. Det finns ett fritextfält där vi skriver in anteckningar men ingen personinformation. Detta gör vi för att kunna ge medlemmarna god service.

När en person slutar och vi tar bort den ur medlemsregistret försvinner även kopplingen till loggposterna. Posterna finns kvar men inte vem som vi pratade med.

Spara information i Lime

Så länge organisationen är medlem sparar vi all information som vi behöver enligt ovan. Men när en organisation träder ur så tar vi bort alla personer som finns kopplade till organisationen, även kontaktpersonen.

Medlemsuppgiften, insamling av årsuppgifter

Årligen begär vi in från alla medlemsorganisationer årslönesumman från föregående år och antal anställda per den sista december föregående år. Datan registreras i medlemsregistret Lime och är underlag till medlemsavgiften som faktureras alltid första kvartalet.

Behandling av personuppgifter inför lönestatistikrapporten

Varje höst samlar vi in med hjälp av Aon Hewitt löneuppgifter från medlemmar. Behandlingen av data som samlas in används till sammanställningen av lönestatistiken. Uppgifterna har en temporär lagring under den period som insamlingen pågår. Datan raderas efter att statistikrapporten har publicerats som oftast sker i januari. Insamlingsperioden pågår perioden oktober till och med december.

Prospekts

Vi sparar också prospekts i Lime. Det handlar om organisationsinformation och namn, telefonnummer och e-post till de personer vi kontaktar. Det gör vi för att kunna kontakta dem under en värvningsfas. Om detta leder vidare till att prospektet blir medlem fortsätter det ligga kvar i Lime. Annars tar vi bort informationen inom tre år. Det är långa införsäljningsprocesser så vi behöver behålla informationen den tiden.

Kontakta oss

Har du frågor om hur vi behandlar personuppgifter eller har en begäran om registerutdrag eller annan rättighet enligt GDPR är du alltid välkommen att kontakta oss på: info@ideella.se eller via telefon 08-632 29 92.